Cómo nuestro cliente logró una convención más eficiente mediante nuestro modelo One Stop Shop

Puesta en escena impactante

Para la escenografía de la sala plenaria, sabíamos que nuestro cliente buscaba el “efecto wow”, quería impactar a los asistentes, transmitirles emociones a través de vídeos e imágenes y ofrecer dinamismo, por ello propusimos una gran pantalla de led (10 metros) con una trasera con la imagen del evento. Bañamos las paredes con su color corporativo y completamos el escenario con mobiliario adaptable tanto a momentos de tertulia, como presentaciones y entrevistas.

Fácil montaje y traslado

Para el cliente era fundamental realizar cambios de montaje ágiles tanto en sala plenaria como en otros espacios, porque realizaban dinámicas y actividades de diferente índole. Para ello nos coordinamos muy bien y además, la flexibilidad que tiene el edificio Palacio de Los Infantes, favoreció el trabajo.

Un evento con su propia App

Nuestro cliente cuenta con una cultura interna plenamente digital, por lo que no dudamos en proponerles digitalizar su evento. Utilizamos una App como herramienta de comunicación, información, dinamización y gestión logística (inscripciones, alergias alimentarias, reserva de transporte…). Fue la única vía de comunicación de la organización con los asistentes y a través de la misma informamos de las novedades e hitos claves en tiempo real.

En la App, aplicamos la imagen diseñada para el evento y habilitamos distintas funcionalidades: Bienvenida de sus Directivos, asistentes, mensajes privados, notificaciones generales, para todos y también segmentadas, según perfiles establecidos previamente.

Además para mejorar la experiencia de usuario, haciéndole partícipe en diferentes momentos del evento, utilizamos la App como herramienta de dinamización. Los usuarios podían plantear preguntas al ponente, consultar a qué grupo pertenecían para el momento de Workshop, y también participar en una gymkana potenciando uno de los productos que la marca acababa de lanzar.

Elementos que ayudan a transmitir los valores corporativos

Nuestro cliente apuesta por el desarrollo sostenible en todas sus formas, aplicando iniciativas medioambientalmente responsables, tanto interna como externamente, y fomentando la implicación de sus colaboradores.

Y ello se reflejó desde el momento de su llegada, en el que teníamos preparado un Welcome Desk donde recogían sus acreditaciones plantables, sí, has leído bien, estaban hechas con residuos de algodón y papel reciclado que incorpora semillas en su interior, de manera que, cuando se ha utilizado, ¡se pueden plantar! Y así se genera vida en lugar de malgastar recursos. Fue el primer regalo de la empresa a sus empleados. Después vendría otro, porque uniéndose también a nuestra iniciativa de “Zero Plastic”, les propusimos regalar botellas de aluminio a los asistentes para que en lugar de consumir agua en botellas de plástico de un solo uso, rellenasen en nuestros dispensadores de agua su botella, las veces que fuera necesario.

Gastronomía de primera calidad

Para los almuerzos y cenas ideamos diferentes estilos y composiciones de servicio, esto sumado a que los llevamos a cabo en distintos espacios, hizo que siempre fuera una sorpresa para los asistentes. Nuestra restauración en Palacio de Los Infantes cuenta con el sello de Mario Sandoval, 2 Estrellas Michelin, quien aporta un toque diferencial a nuestros menús y nos ayuda a ampliar la oferta ¡sin límites!

Elementos diferenciales para hacer un evento memorable

Todo gran evento tiene algo que celebrar, por lo que tras la cena no faltó la música y un photocall para hacerse fotos divertidas con los compañeros.

También hubo momento para realizar una actividad exclusiva; una visita única al Monasterio de El Escorial, de la mano de Euroforum, nuestros clientes pueden conocer espacios que están cerrados al público durante visitas regulares.

Este es un buen ejemplo de caso de éxito, porque cumplimos nuestro objetivo: No sólo satisfacer las necesidades de nuestro cliente, sino también superar sus expectativas.

Seguiremos contando nuevos casos de éxito en nuestro blog, ¡no te los pierdas!  Y si estás interesado en saber cómo podríamos abordar la organización de tu próximo evento, no dudes en contactarnos.