Gestión del tiempo: lo urgente y lo importante

“Los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo” – D. Eisenhower

Dwight Howard Eisenhower ha pasado a la historia como un gran estratega, militar y político, aunque en el éxito de los proyectos que afrontó durante su vida tuvo mucho que ver también su gran capacidad de gestionar tareas en función de su importancia y urgencia.

Esta habilidad surgida de la necesidad que tenía Eisenhower de organizar sus tareas y planificar sus acciones se plasmó en otra de sus míticas frases, muy relacionada con el tema que tratamos hoy:

“Lo que es importante rara vez es urgente. Lo que es urgente, rara vez es importante”.

Gestión del tiempo y planificación de tareas

Matriz de Eisenhower

Gracias a la práctica forma de pensar de Eisenhower hoy hemos descubierto algunas claves para organizarse mejor en el trabajo y ser más eficientes en nuestros resultados. Un trabajador que sabe priorizar sus tareas es sin duda un activo de gran valor para una empresa. La matriz de Eisenhower, o matriz de lo urgente importante, es una técnica que te ayudará en la gestión del tiempo y planificación de tareas en el trabajo para evitar esas listas de tareas pendientes y tareas que nunca se cumplen a tiempo.

Consiste en una tabla o cuadro en el que, jugando con las filas y las columnas, se organizan las tareas en torno a 4 conceptos o estados: urgente y no urgente; importante y no importante.

Matriz de Eisenhower

Administración del tiempo priorizando lo urgente y lo importante

Así es como la llamada matriz de Eisenhower se convirtió en un modelo referente de productividad, pero, ¿cómo aplicarlo? Aquí os dejamos un ejemplo de cómo podría traducirse al ámbito laboral de cualquier empleado de una compañía. Dedica unos minutos al principio de la jornada laboral o de la semana, en función del volumen y tipo de trabajo, a elaborar esta especie de cuadro en función de las tareas y proyectos que tengas en marcha.

A continuación te detallamos en qué consiste cada estado y te damos ejemplos de tareas para cada combinación:

· Importante y urgente: son aquellas tareas que se han de priorizar tanto por su relevancia como por su dimensión e impacto en los resultados en los que nuestro trabajo incide directamente.

Ejemplos: un caso claro es el de las crisis que se producen en las organizaciones, que requieren de un trabajo eficaz e inmediato para atajarlas. Otros ejemplos serían peticiones de cliente, jefes con deadlines próximos o cambios de última hora en proyectos en marcha.

· No Importante y urgente: este tipo de acciones normalmente suponen una interrupción en la tarea que se está llevando a cabo. Requieren de nuestra atención inmediata pero, en realidad, no son tan importantes respecto a los resultados como las anteriores. Es clave tener la capacidad de discriminar dentro de las urgencias lo que es importante de lo que puede esperar, e incluso delegar ciertas tareas de este tipo cuando sea posible.

Ejemplos: uno de los casos más representativos son las interrupciones en nuestro trabajo por parte de compañeros que nos piden documentos, alguna tarea menor, o simplemente nos distraen y hacen que perdamos la concentración en lo que estamos haciendo. De la misma forma, ciertas llamadas, mails o reuniones pueden producir el mismo efecto.

· Importante y no urgente: en esta categoría están representadas los objetivos y metas a largo plazo, que son muy importantes pues marcan el éxito o el fracaso en nuestro desempeño laboral, pero que en realidad no son (ni pueden ser) realizadas en un periodo corto de tiempo ni con rapidez. En este caso, una buena planificación y calendarización de estas actividades es vital para su consecución en tiempo.

Ejemplos: este tipo de acciones puede variar, por ejemplo, la implementación de estrategias comerciales y la medición de los resultados, los contactos que nos pueden beneficiar a largo plazo para completar nuestros proyectos e incluso las acciones que nos pueden servir para nuestro crecimiento personal.

· No importante y no urgente: finalmente, aquí están todas esas acciones que no nos aportan demasiado pero que, incluso a veces inconscientemente, nos hacen desviar el foco de lo prioritario y perder nuestra concentración. Todas estas situaciones deben ser evitadas en la medida de lo posible a fin de que el rendimiento en las tareas verdaderamente prioritarias e importantes sea el adecuado.

Ejemplos: tener el móvil en el puesto de trabajo se puede convertir en una tentación constante de acceder a redes sociales, navegar por internet o chatear con los amigos y conocidos. Igualmente, es importante ser constantes y controlar nuestras pausas en el trabajo pues, si bien es cierto que son necesarias, hay ocasiones en que no se administran bien y nos hacen perder tiempo y eficiencia en el desarrollo de nuestro trabajo.

Hay una gran variedad de herramientas para la administración del tiempo y la planificación de tareas de las que puedes sacar provecho para aumentar tu rendimiento en el trabajo. Asimismo, te sugerimos echarle un vistazo al artículo que preparamos con tips sobre gestión de tiempo para que también puedas aplicarlos.